Team の Wiki が廃止に！？今後の計画と新機能や OneNote への移行のポイント
以前「Teams のタブの色々な使い方」という記事で、便利な Wiki という機能をご紹介しました。チームのタブの機能の一つで、チーム内で共有・保存して起きたいナレッジなどを記録しておくためのものでした。
しかしこの Wiki 機能を、2024年1月に廃止する計画が、米 Microsoft より今年３月に発表されました。
日頃から Wiki 機能を使っていた方は急にこのような表示が出て「 Wiki がなくなった」と驚かれているのではないでしょうか？
Wiki廃止のアラート
今後の廃止に向けた Microsoft の計画と、代替となる OneNote への移行でおさえておきたいポイントをご紹介します。
※Wiki の機能についてはこちらの記事で詳しく紹介しています。
目次
Wiki 廃止の背景と今後のMicrosoftの計画
Wiki の廃止は、最初に Microsoft 365 管理センターからのメッセージで配信されました。内容としては、 Wiki が Teams からなくなることが予定されており、 Teams で Wiki が担っていた機能は、 OneNote が代替するというものです。
国内外のブログではその背景についてさまざまな憶測がなされていますが、
評価されていた点：
- タブに設置されているので、ちょっとメモを取りたい時にアクセスしやすい
- 機能がシンプルなので、１目でどこにどんな情報があるかわかりやすい
- 皆が書き込める場所で、管理が個人に依存しない
課題とされていた点：
- SharePoint から取り出す方法が複雑、 SharePoint のわかりやすい場所に保存できない
- プラスアルファの機能が少ない
- ファイルではないので、印刷などをしたい時に手間
がコメントとして上がっていましたので、これまでの使い心地は極力残しつつ、改善をはかるためにこのような対応に踏みきったと考えられます。
2023年6月のサポート終了に向け、しばらくは読み書きができますが、移行を推奨される状態が続き、2024年1月には Wiki タブにアクセスできなくなる予定です。
「そもそも OneNote って何？」という方はぜひこの記事も参考にしてみてください。
新機能への移行方法と活用術
まずタブの名前はアラートにも記載がある通り「Wiki」から「メモ」に変わります。移行自体はアラート内の「詳細を取得」ボタンから「ノートにエクスポート」をクリックするだけで行えます。
Wiki に表示されるメッセージ
ただこの時、 Teams 側が自動で OneNote に置き換えますので、それにともなって構成が変更されることとなります。その注意喚起として「エクスポート時に予想される内容」が下記のように表示されます。
エクスポート実行前に表示されるメッセージ
- 各 Wiki ページがノートの個別ページとして保存されます
- フォントのスタイルや間隔など、書式に変更が加わる場合があります。また、ダーク テーマはサポートされていません
- コンテンツの読み取り専用バージョンが、参照用に Wiki アプリに保持されます
- ノートでは、このチャネルのメモを取ったり、コンテンツを整理したりできます
これらが意味することを紐解いてみましょう。
各 Wiki ページがノートの個別ページとして保存されます
あまり変更がないようにみて取れますが、 Wiki と OneNote では階層の概念が若干異なるので注意しましょう。
Wiki の場合：チームの Wiki＞ページ＞セクション
OneNote の場合：チームのメモ＞チーム名のセクション＞ページ＞ページ内セクション
これまで Wiki はファイルではなかったので、チームに対して一意のものしか存在しませんでした。一方で新しい OneNote はあくまでメモをとっておくファイルを作成する扱いになります。これによりチームのメモタブは一つしか存在しませんが、その中にデフォルトでチーム名のセクションがおかれることとなりました。つまりチーム名以外のセクションも足せるようになり、今までページをまとめていた概念が一つ増えたのです。チーム内に複数 Wiki のタブが欲しかったという方は活用してみてもいいかもしれませんが、これまでの使い心地を求める方は、 OneNote 内にセクションを増やすことは一覧性も損なわれるためおすすめしません。
まとめると、この変換によりこれまで「 Wiki の中の１ページ」だったものが、「メモの中のセクションの中の１ページ」と一つ階層が潜ったことになります。
フォントのスタイルや間隔など、書式に変更が加わる場合があります。また、ダーク テーマはサポートされていません
書式をそのまま移行できるわけではないという注意喚起です。実際変換してみたところ、文字色が追加されているなどの変更がありました。 Teams は、濃い色の背景に白系の文字を表示させる、ダーク テーマが選択できるアプリケーションですが、メモタブではそれが使えなくなります。
コンテンツの読み取り専用バージョンが、参照用に Wiki アプリに保持されます
Wiki アプリが削除されるまでは、編集のできない読み取り専用の Wiki が表示され続けます。徐々に移行に慣れるための補助機能です。
ノートでは、このチャネルのメモを取ったり、コンテンツを整理したりできます
ベースは OneNote ですが、これまで Wiki の「すぐメモを取れる」便利さが加わっていますという意味です。ファイルとして OneNote を新規に作成しなくても、今回移行してメモタブが追加されることで、アクセスしやすい場所に記録をのこしたり、その場で内容の編集、整理を行うことができます。
変換された OneNote を見てみると、まずは日時が追加されていることに気が付きます。これまでは最終編集がどれくらい前かということしか書かれていなかったので、より正確な記録として理解しやすくなったといえます。
また OneNote の便利な機能である
- 手書きメモ
- 録音
- マーカー線
も追加できるようになりました。マーカーは内容が多くなってきた時に便利ですし、録音は文章では伝わらないニュアンスを伝えたい時に活用できそうです。
OneNote ファイルですので、 SharePoint に保存もされていますし、ブラウザやデスクトップアプリで開いてより複雑な編集を共同で行うことができるようになりました。
OneNote の使い方については別の記事でも紹介しておりますので、ぜひチェックしてみてください。
まとめ
Wiki を使いこなしていた方には寂しいニュースとなりましたが、あくまでより便利になるための通過点でしょう。新しい「メモ」も社内ノウハウの蓄積にはとても便利なツールです。移行作業を予備知識がある中で行うことで、新しい機能の良い点をフル活用しましょう。
