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Office 365 と診断プログラム

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在宅勤務に必要な IT

急に必要になる在宅勤務

東北の大震災の時には、首都圏でも多くの方々が在宅勤務を強いられました。当時のことを鮮明に覚えている方も多いのではないでしょうか。当時マイクロソフトに勤めていた弊社代表も、一日オフィスで待機した後、なんとか自宅まで戻り、その後は会社の指示で在宅勤務でした。

このように、災害が発生した際などに在宅勤務が突然求められることがあります。

「止まらないこと」が最重要

在宅勤務を実現するために最も重要なことの一つが、システムが止まらないことです。

グローバルレベルのクラウドサービスのデータセンターの堅牢さは、通常の会社・組織ではとても実現できないレベルで作られています。かつ、常に2箇所以上で稼働していて、一箇所に何かあってももう一つでサービス提供を続けるといういわゆる冗長性が担保されています。

もう一つの重要なことは、ネットワークが止まらないことです。

その点、「インターネット」は、皆様もご存知の通り、もともと止まらないことを目的に作られている軍事技術から発展しています。実際、東北の震災時にも携帯の通信が復旧するにはある程度の時間がかかりましたが、インターネットは動き続け、結果として、Office 365(当時の製品名は違いましたが) はずっと動いていました。Office 365が動いていたので、社員はスムーズに在宅勤務に切り替えられました。オフィスのデスクにいても、自宅にいても、同じような業務が Office 365 によって可能だったからです。計画停電もありましたが、ノートパソコンを利用していれば、数時間の間仕事を止める事無く続けることができます。これは、本当に素晴らしいことでした。

役立つ様々な機能

Office 365 には、在宅勤務にも役立つ機能が数多く存在しています。ここではその一例を紹介します。

プレゼンス(在席確認)

震災時の在宅勤務で、もう一つとても重要な役割を果たしたのが、プレゼンスという機能でした。当時は Lync というサービスで、それがその後 Skype for Business に名称変更し、この機能は現在では Teams に引き継がれています。(Skype for Business は2021年のサービス停止が発表されているので細かくはふれません。)

自分のチームメンバーがオンラインを示す緑色だったり、会議などをやっていることを示す赤色だったりすると本当にほっとしたものです。「ああ、彼らも仕事をしているんだ」という実感を得ることができ、自分もモチベーションアップにつながったことをよく覚えています。もちろん、もっと現実的に信号がグリーンのメンバーには、すぐに話しかけられるなどの具体的なメリットも感じました。

ファイルの共有と保存

ファイルも Office 365 内に保存しておくことで、いつでも作業ができ、他のユーザーとの共有も簡単です。当時はまだそこまでできていなかったのですが、今なら、Office ファイルの編集も複数名で同時にできるようになっているので、非常に便利です。そして、これらのファイルがクラウド上に保存されるのでとても安全です。ローカルデバイスに保存されると、そのデバイスが故障すると致命的な場合もあります。それに対して、クラウド上に保存されている、どんな場合でも消失の可能性はほとんどありません。

オフラインシナリオ

Office 365 はクラウドサービスなので、基本的にはネットワークが接続されていることが前提です。しかし、ネットワークが接続されていないオフラインでも利用できるシナリオは Office 365 の得意とするポイントです。同期フォルダを作成して必要なファイルはローカルに保存しておけば、自動的にクラウドへのアップロードが実行され、ネットワークの接続が切れている場合でも自由に作業することが可能となります。

その他ご不明の点やご質問があれは何なりとお問合せください。

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