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働き方改革支援

Office 365 と診断プログラム

働き方改革の考え方

働き方改革のために

働き方改革というキーワードがバズワードになって大分経つと思います。しかし、低いと言われている日本の生産性向上に資する形で改革が行われてきたのか、というとそれは大変疑問です。

働き方改革のために必要な要素

その理由は何でしょうか? 在宅勤務の制度は整ってきたかもしれません。計画年休という形で有給休暇取得率を上昇させるという取り組みも行われているかもしれません。20時も過ぎるとオフィスの電気は消されてしまって、オフィスでは仕事のできない状況になっているとも聞きます。パソコンのログオフ時間が記録されていて、ある一定時間以降にパソコンで仕事をしていると、上司からお叱りをうける、というようなこともありませんか?

いずれも外面的な事象から入っている取り組みです。もちろんそれでは働き方改革が目指している本来の目的を果たしているとは言えません。働き方改革の目指すべきところは、一人ひとりの働き方をその人の効率が最も上がるスタイルが選択できる状態を実現して、最終的には業務の効率を向上させ、「生産性」の向上に資することにあります。

一人ひとりがどのような働き方をするのが効率がいいのか、実は誰も考えたこともないし、分析したこともないのです。さらに、今の働き方がどのようなものであるかの分析もなされていないはずです。現状の正しい理解なくして、それに対する処方箋が描けるはずはありません。

弊社では、働き方改革にとって不可欠な用途は第一段階としては二つあると考えています。

  1. 現状の正しい分析
  2. 効果的なツールの利用

現状分析の方法

働き方の現状分析はなかなか難しいお題です。何をどのような視点から分析すればいいのかきちんと理解されていないからです。もちろん手法として、働き方を把握するためのヒアリング会議を繰り返し行い、まとめていく、というような事は実行されている企業・組織はいらっしゃると思います。弊社では、タイムマネジメントという世界の草分けで、仕事の分析の手法を長年提供してきた「日本タイムマネジメント協会」と連携し、「業務基礎スキル診断」を提供しております。

業務基礎スキル診断は、どのような職種やジョブレベルであっても共通に持っているべき「基礎スキル」を測定する診断プログラムです。スポーツでいえば、サッカー選手と野球選手では持っているスキルは当然異なるわけですが、基礎体力が高いことは間違いありません。しかし、仕事の場合、「基礎体力」を向上させるためのトレーニングというのはほとんど行われたことはないと思われます。基礎体力とは、読む力や書く力、時間管理の手法、段取り力やモチベーションマネッジメントなど、誰にでも共通のスキルを指しています。これは、業務の専門スキルとは別で、どのような専門の仕事であっても、共通に持っているべきスキルをまとめています。言い方を変えると、「業務基礎スキル」が高いと、どのような仕事をやっても専門スキルを身につけるのも早いし、結果を出すことも早くなります。

こうした業務基礎スキルを診断するプログラムが「業務基礎スキル診断」です。タイムマネジメント協会が長年かけて開発している診断で、最大のメリットは、結果を数値として示すことができることです。

業務基礎スキル診断については、こちらを参照してください。

効果的なツール

「弘法は筆を選ばす」といいますが、弊社を含め多くの皆様は「弘法」ではないので、筆=ツールは選んだ方が効果が出やすいです。一口に働き方改革といっても、その手法や方向性は多様です。働く場所を変える、働くデバイスを変える、というシンプルな点から始まり、コミュニケーションの仕方を変える、仕事のプロセスを変える、といった高度なものまで、状況に応じて取るべき対策や重視するポイントは非常に多様です。

ツールの役割としては、どんな選択がなされたとしても柔軟に対応することができることが一番大切だと考えております。その点、Office 365 は、Exchange Server, SharePoint Server など、長年にわたって大変多くの企業や組織の皆様にご利用いただてきたビジネス向け情報インフラのクラウド版です。数多くのご要望を地道に実現してきているサービスなので、多くの機能を提供しています。

ここで一つ問題が発生します。

機能が豊富に備わっているが故に、慣れるまでは使い方がよくわからない、という点です。よく言われることなのですが、「Excel は機能が豊富すぎてとても使い切れない」とお叱りのような、嘆きのような、諦めのようなご発言を伺います。でも、誰もExcel の機能を全て使っている人などいないのです!!  自分に都合の良い機能が使えれば良く、それ以上は飾りだと思うことが大切です。多くのことなるご要望を実装しているので必要な機能がそこに見つけられるのです。これを別々の Excel のバージョンにしてしまったら、必要な時に必要な機能が見つけられないことになります。

Office 365 も同様です。数多くの素敵な機能が実装されていますが、そのどれが今必要で、どれが将来必要で、どれが将来も必要ないか、というようなことを正しく見極める事が大切です。そのために私たちのようなアドバイザがいます。軌道に乗って、やることが分かってしまえば、後はご自身で管理することも難しくありません。

働き方改革をよりスピーディに効果的に実現するために、現状分析と適したツールの選択を強くお勧めいたします。ご不明、ご質問などは何なりとお問合せください。

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