共存する? 二つの SharePoint

少し SharePoint を利用している方は、二種類の SharePoint の存在で頭を痛めていることも多いのではないでしょうか? 昔からある SharePoint と最近使われている SharePoint 、前者をクラシック UI、後者をモダン UI ということが多いです。

クラシック UI

昔から SharePoint をご利用の皆様は、おなじみの SharePoint です。 SharePoint 管理センターでサイトコレクションを作成したものです。今では、これは、「クラシックサイトコレクションのページ」というカタチでとても小さな部分に変更されています。この SharePoint 管理センターは、設定でデフォルトをかつての管理センターにすることも可能ではあります。

今でもクラシックUI の SharePoint サイトコレクションを作成することもできますし、特に機能が制限されているわけではありませんが、クラシック UI の位置づけがどんどん小さくなっていることも間違いありません。

とはいえ、クラシックUI でしか出来ない事も結構あり、クラシックUI をモダンUI に変更する機能が提供されているわけでもないので、なかなかモダン UI だけで考える、というわけはにいかない状況もあります。

モダン UI

モダン UI は、好むと好まざるを得ずに利用しなければならないシーンがあります。それは、チームを作成すると自動的に作成される SharePoint はモダン UI なので、その SharePoint にアクセスすると、どうしてもモダンUI を利用することになります。

このモダン UI では新しくできることもありますが、出来ない事もあります。例えば、クラシック UI にあった「ディスカッション掲示板」をページに配置することが出来ません。

ちょっと分かりにくいのは、各サイトのトップページは、モダン UI かクラシック UI かどちらかで表示されていて、それを切り替えることは出来ないのですが、例えば、ドキュメントライブラリにはどちらの UI のものもあって、それを切り替えることが出来る点です。また、クラシックUI のアプリも、モダンUI からリンクを張って利用する分には問題なく利用できます。

もう一つ、モダン UI で出来ない事があります。それは、CSS を簡単に当てる、ということです。クラシック UI はCSS を当てることが出来て、見た目のわかりやすさを変更しやすい特徴があります。現時点でモダン UI にはその機能はないので、規定で提供されているデザインで利用することになります。

どちらを利用すべきか?

クラシック UI がいずれ廃止されて、モダン UI 一つ、あるいはモダン UI のさらに発展したものに統一されることはおそらく間違いのロードマップだと推測しています。ただ、いつクラシックUI が無くなるのかという情報は一切出ていません。発表されてから、実際にサービスがなくなるまでには、おそらく2年以上の期間が設定されるのではこちらも勝手に推測しています。

実は機能上の問題だけではなく、権限管理の問題でもクラシック UI とモダン UI では異なります。

Microsoft 365 グループで管理されるモダン UI

例えば、 Teams のチームを作成するときに出来たモダン UI の SharePoint は、その時に同時に作成されている Microsoft 365 グループによって権限管理されています。十分に理解しないと、これが結構面倒です。Microsoft 365 グループでの権限管理とは別に共有リンクで発行されている権限もあります。

Microsoft 365 グループで権限管理されているメリットは、チームのメンバーを入れ替えると自動的に SharePoint の権限も変わることにあります。

Microsoft 365 グループで管理しないモダン UI の SharePoint

実は、 余り知られていないのですが、Microsoft 365 グループで管理しないモダン UI の SharePoint も作ることが出来ます。これを利用すると、クラシック UI と同様に権限管理をすることも可能になります。

SharePoint で最も大切なのは、おそらく権限管理がきちんと出来ること、だと思っています。

弊社の考え方としては、上述の権限管理の考え方を理解した上で、できる限りモダン UI を利用し、 SharePoint の利用を促進することがいいのではと思っています。機能的にどうしてもモダン UI では実現できないことがあれば、クラシック UI を利用する、というプライオリティの考え方が推奨です。