Microsoft Forms ご紹介
アンケートフォームを簡単に作成
Microsoft 365 のサービスの一つに Microsoft Forms があります。アンケートのようなフォームを簡単に作成できるサービスです。
Teams とも連携するので、利用頻度はそれなりに高いサービスです。
フォームを作成するのはとても簡単
フォームはとても簡単に作成できます。Microsoft 365 ポータルから Forms を選択して Forms のページにいき、そこで「新しいフォーム」をクリックすれば、ただちにからのフォームが作られます。
そこから、設問を追加していくことでフォームが出来上がります。
試しに一つフォームを作成しました。こちらのフォームの作成に要した時間は概ね20分程度です。このフォームは、分岐も入っているので、少しだけレベルが高いですが、それでも簡単に作成できます。
Teams との連携
Forms は、Teams とも連携しています。 Teams のタブの追加から、Forms を選択することができ、Teams の中で新しいフォームを作成することもできるようになっています。
実は、Forms のbot がチャネルの投稿で動作して、簡易的な質問とその回答は、 Teams のチャネル内で完結します。
回答者の範囲
誰に回答してもらいたいかで、設定を変えることが可能です。組織内のメンバーだけに回答してもらう場合、自動的に回答者のアカウント情報を記録することができるようになります。記名のアンケート調査などの場合、名前を入力してもらう必要はないので、効率化できます。何度も回答できるか、一回のみの回答を許可するのかもこの場合設定可能です。
組織外のメンバーの誰でも回答できるようにすることも可能です。この場合は、当然ですが、回答者の情報は取れないので、必要な場合には、名前やメールアドレスを記入する設問を用意する必要があります。
Forms で出来ない事
便利な Forms ですが、まだまだ出来ない事もあります。(ここでは有償版の Forms Pro を視野にいれずに説明しています)
例えば、メーアドレスを入力してもらっても、そのアドレスの形式のチェックなどはできません。また、メールアドレスを入力してもらって、いったんそのメールアドレスの有効性を確認してから次に進む、というような事もできません。
メールアドレスを入力してもらって、回答を送信したときに、そのメールアドレス宛に、登録完了したメールをだすような機能もありません。
回答の途中を保存する機能もないので、多くの設問のあるアンケート調査などには不向きです。ちなみに、ページングの機能はあります。
発展途上のForms
大分以前から Excel Online でアンケートフォームを作成する機能はありました。今では、それも Forms に置き換えられています。Excel から作成すると、そのExcel に直接データがたまるので、用途によってはとても便利です。
とはいえ、Forms は比較的新しいサービスなので、まだまだ発展途上のように見えます。
複雑な調査には不向きですが、簡単なものにはとても便利に使えます。
一度実際にフォームを作成してみて頂くことをお薦めします。
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