Office アプリは必要か?
Microsoft Teams に限らず、Microsoft 365 を利用する場合に、ほとんどのユーザーは Teams のライセンスを含むスイートライセンスをお持ちのケースが多いです。
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Office Online
Word, Excel, PowerPoint などの Office アプリには、ブラウザ版があります。昔は Office Online といっていたと思うのですが、直近では、Office for the web というのが正式名称のようです。この、ブラウザ版の Office は Teams の入っているライセンスならば必ず利用できます。予断ですが、Outlook は Outlook on the web といいます。for と on, ネイティブではない私には違いはよく分かりませんが、マイクロソフトらしい縦割りがこの不統一の理由でしょうか。。。
この Office for the web は、ブラウザ版であるが故に、常に最新版が提供されています。
Office アプリは、今でもバージョンが表記されているものがあります。2016の次は、2019でそれが最新版ですね。Microsoft 365 で提供されている Office アプリにはバージョンはありません。Office 365 ProPlus という名称です。いつでも最新版が提供されるようになっています。それでもそれなりのコストがかかります。
Office for the web のテクノロジーは Teams 内でも使われています。下の画面は、Teams 内でExcel ファイルをクリックした状態です。 Teams 内で内容が編集可能な状態で開いています。このまま編集できます。結構さくさく動きます。
Teams内で開いたExcel ファイル
同時編集もできて便利
Teams 内で Office ファイルを編集することには、いくつかのメリットがあります。
Teams から離れる必要が無い
ファイルの編集まで Teams 内でできます。一度も Teams から離れる必要がないのです。これは、とても便利です。ちなみに、保存する必要は無くて自動保存です。作業が終わったり閉じるボタンをクリックすれば元の状態にもどりますが、ファイルは更新されています。
上記の画像を見ても分かるように、グラフなどもそのまま表示され、データをいじればグラフもすぐに変わります。
複数名での同時編集が可能
Teams 内で開くと、複数のユーザーが同時に開いて同時に編集ができます。ほぼリアルタイムで編集が反映されて、とても便利です。これはブラウザで開いても同じです。
一昔前には、複数名で作業をする必要のあるファイルは、ファイルサーバーに置いてあるものをそれぞれがダウンロードして、自分の名前をつけて保存して、編集したものを所定の場所におくか、メールに添付してそれぞれが編集したものをもう一度メールで集めて、誰かが、合体する、と言うような行われていたケースが少なからずあります。いくつものバージョンが散在することも残念ですが、合体という作業はストレスの多い、そうであるが故にミスも多い作業だったと思います。
今は、その必要は全くありません。 Teams の一つのファイルを皆さんで作業すれば、一つのファイルで完結します。もちろん、「同時」である必要はありません。時間は別々でも全く問題ないわけです。誰かが開きっぱなしにしてしまったので、作業ができない、ということもなくなります。
ここでは、予断ですが、最新の Office のデスクトップアプリを利用しても、同じように同時編集が可能です。但し、ファイルは、OneDrive か SharePoint に保存されている必要があります。 Teams 内にあるファイルはこれに該当するので、問題なく複数名での同時編集が可能です。これについては別にブログを書きたいと思います。
バージョン履歴が保存されている
みんなで同じファイルを操作する場合、誰かが間違えたら困る、という懸念をお持ちになることが多いようです。その場合も基本的にはバージョン履歴が残されているので、ほとんど心配することはありません。残されているバージョン数は初期値で500です。500バージョンまで前に遡れます。
注意が必要なのは、バージョンが保存されてはいますが、たとえば Excel の場合個別のセルの変更を誰がしているか、という履歴が残るわけではない点です。バージョンが保存されるときの最終更新者は記録されますが、それ以上は記録されません。
Office アプリは必要か?
さて、このブログの本題です。 Teams 内にせよ、Office for the web を利用するにせよ、 Teams が利用できるライセンスであれば、ブラウザ版の Office が利用できます。その場合、これまでの Office アプリは必要でしょうか?
もちろん答えは、場合によります。 Office のフル機能はデスクトップ版の Office でないと実現できません。たとえば、マクロを動かすなどは、デスクトップ版でないとできません。
でも、数字の変更や文字の加筆修正のような業務であれば、Office アプリがなくても出来るようになってきていることも確かです。
弊社のお客様を見ていると、結構な方々が Teams 内で作業をしていて、アプリを立ち上げるケースはめっきり減っているように見えます。
仕事の内容によっては、アプリは不要で Teams 内とかブラウザ版 Office だけで遂行できるものもあるでしょう。
そう判断出来る場合には、Office のライセンスの節約になるわけです。業務をやっているうちに必要になったら Office アプリ付きのライセンスに変更する、という選択肢もあります。
こうような柔軟な対応をするためにも、Office アプリは永続ライセンスで購入されないことがこれからのお薦めです。Office アプリのライセンス付きの Microsoft 365 にするという選択をご検討いただくのが良いかと思います。
予断ですが iOS や Android にも Office アプリがあります。個人で利用する場合には無料ですが、仕事で利用する場合はに、これらのアプリを利用するためには、Microsoft 365 のライセンスが必要です。逆に Microsoft 365 のライセンスがあると、 Teams 内でもブラウザでもスマホでも Office アプリが使える、と言うことですね。
