一昔前には、クラウドストレージはリスクの高いもの、というイメージが強く定着していたようですが、クラウドサービスそのものが普及するにつれてその利便性に共感する方々が増えているようです。

OneDrive for Business とは何?

OneDrive for Business は Microsoft 365 の数あるサービス群の一つで、組織内個人向けのクラウドストレージです。少し分かりにくいのは、OneDrive という通常の個人向けのクラウドストレージサービスがマイクロソフトから提供されていることです。OneDrive for Business と OneDrive は同じクラウドストレージですが、技術的には別物です。OneDrive は、マイクロソフトと個人の契約関係で成立していて、問題があっても他者が法的根拠無くデータの開示などを求めることは絶対的にできません。

それに対して、OneDrive for Business の管理者は組織です。 Microsoft 365 の組織内個人向けのサービスなので、 Microsoft 365 のライセンスを持つユーザー1人ひとりに領域が割り振られていて、基本的にはそのユーザーだけが唯一の管理者です。とはいえ、必要な時には、管理者はそのユーザーの OneDrive for Business の権限を取得してアクセスできるようになります。最終的に管理者は組織であるわけです。

OneDrive for Business は、技術的にはビジネスの世界で信頼度の高い SharePoint が基本にあります。ファイル管理機能に絞られた SharePoint といってもいいと思います。

また、その領域は 1TB あります。1ユーザー 1TB です。かなり広大な領域です。100名の組織であれば、それぞれのユーザーに 1TB ずつ割り振られ、それだけで 100TB の領域を利用することができるようになるので、使い出があることは間違いありません。

このブログでは、この後特に断りのない限り OneDrive と略して記述することにします。

OneDrive は安全か?

ビジネスで利用する場合には、リスクが低いことや障害が小さいことなどの安全性と安心度が重要になります。その観点から OneDrive を見たときに、これは Microsoft 365 のサービスの一部なので、 Microsoft 365 は安全か? という質問と同じになります。

ここでは、Microsoft 365 の世界でのアクティブユーザー数が2億人を超えている、という事実だけをお伝えします。Microsoft 365 は大手企業・組織からその導入が進んでいたので、世界の大手企業の大変多くがご利用になっているサービスです。ご利用になる場合には、かなり厳しいセキュリティ審査を行われるところばかりです。

クラウドサービスの素晴らしいところは、10万人の巨大企業であろうが、10人の組織であろうが、1ユーザーあたり同じ費用を支払うと同じサービスが受け取れる、と言う点にあります。(厳密には、ライセンス数が多いとボリュームディスカウントが提供されるので、全く同じというわけではありませんが、簡略化しました。)

つまりこれだけ利用されている事実を受け止めれば、ほとんどのお客様に Microsoft 365 は安全に利用いただけるとご判断いただいていて、OneDrive もその一部として十分に安全にご利用いただけるとご理解いただいて問題ないと考えられます。

もし、具体的な不安があれば、個別にお答え可能なので、お問い合わせください。

OneDrive は便利か?

OneDrive は、もちろんさまざまな視点で便利です。

保存領域

前述していますが、保存領域はユーザーあたり 1TB付与されます。これは非常に広大な領域です。
(Enterprise E3以上のライセンスなどの場合は無制限領域になります。)

PC に保存できる領域は、実質的にはその10分の1前後なのではないでしょうか? ファイルサーバーで同じ領域を確保しようとすると、100名の企業・組織で 100TB 必要になりますが、そのような領域を確保しているユーザーは筆者は聞いたことがありません。

これまで PC の「ドキュメント」に保存していたものは全て OneDrive に移行することがお薦めです。もしポリシーが許すのであれば、ファイルサーバーの個人領域も全て OneDrive でも問題ないと考えております。

簡単な共有

OneDrive は、組織内個人の作業領域です。作業領域ですが、共有が簡単にできるようになっています。作業をする際に、最後まで組織内で一人で仕上げてしまうケースというのはどちらかと言えば少数ではないでしょうか? 多くの場合、資料を複数名で作成・修正作業したり、途中経過を送って、コメントをつけてもらったりすると思います。

このような作業の時に、メールに添付する必要は全くなくなります。OneDrive に置いてあるファイルから共有したい相手を選択して手続きすると、自動的に共有のメールが送信されます。受け取ったユーザーは、そのリンクをクリックして作業すれば、元の OneDrive 上のファイルを操作することになります。これによって「同じような」ファイルがあちこちに散在することはなくなり、常に一つのファイルをいじれば良いことになります。

バージョン履歴

共有が簡単で、誰もが同じファイルを操作するようになると誤って操作すると大変、と思って作業が出来ない事も想定されますが、OneDrive では、バージョン履歴がオンになっていて、自動的に500バージョン保存されています。いつでも簡単に元のバージョンに戻せるので、安心して作業ができます。バージョンを戻すのは、Office アプリからでも可能なので、操作も難しくありません。

OneDrive アプリ

OneDrive 利用のもう一つの大きなメリットは、OneDrive アプリの存在です。スマートフォンやタブレットでは、アプリで利用することが基本かと思いいます。OneDrive アプリは、クラウドストレージの OneDrive の内容を、ローカルデバイスで表示させる機能を持っています。PC などの場合、使い慣れているエクスプローラーでのファイル操作が可能になります。

ファイルオンデマンド

このアプリの重要な機能は、ファイルオンデマンドというものです。これは、ファイル名だけを表示させて、実際のファイルは利用するときにダウンロードする、と言うようなものです。この機能があるので、スマホでも安心してアプリを利用出来ます。ファイルそのものをダウンロードしないので、OneDrive に保存されている容量が大きくても問題ありません。

もう一つ重要な点は、必要なファイル、ファイル群は、ローカルにダウンロードしておくことも可能、と言う点です。それができるので、オフラインでも必要なファイルが利用出来ます。例えば飛行機に乗るときにあらかじめローカルにダウンロードしておけば、フライトモードにしても、スマホでもタブレットでも、そのファイルを閲覧、修正ができます。もちろん PC もです。

この「オフラインシナリオ」は、長年ビジネス領域でサービスを提供してきたマイクロソフトの得意とする分野です。災害時に、一時的にネットワークが遮断されても、必要な作業は継続できるので、BCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)の一部として検討に値する機能です。

BCP としての OneDrive

OneDrive などのクラウドストレージを利用するもう一つの大きなメリットは、デバイスに問題が発生しても別デバイスでサインインすれば、すぐに元通りのファイル群が使えることにあります。ハードディスクの故障も怖くありません。これまで、ローカルに保存していたものが、急に起動しなくなり、途方に暮れた経験のある方も少なくは無いと思います。クラウドサービスの場合、復旧は簡単です。Microsoft 365 にサインインすれば、すぐに同じ環境で仕事が続けられるのです。データロスの心配もありません。

災害時にとても強いことは、日本で発生している数多くの災害時に証明されています。少し真剣に BCP を考えると、クラウドサービスは極めて有効であることははっきりとします。これらが、Microsoft 365 のライセンスだけで実現するのですから、利用しないのはもったいなさ過ぎます。