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Microsoft Teams の役割

Microsoft Teams の利用者が急増しているそうです。ヨーロッパでは余りに急速に利用者が増えて、若干の障害も起こったというニュースも読みました。会社に行けない人たちが一気に Teams を利用し始めてデータセンターを少し圧迫したようです。

日本もこれからだと思います。ロックダウンなどという言葉も出ていますが、仕事であっても動きにくい状況が目前に迫っているような社会的雰囲気です。

弊社では、Teams のトレーニング、Teams の活用支援、コンサルティング、利用ガイドの提供など、Teams に関する支援をあらゆる視点から行っております。

在宅勤務での利用

Teams の利用が急拡大するのは、在宅勤務などの際にとても利用しやすい点にその理由があります。

チャットベース

チャットコミュニケーションは、一般ユーザーに速いスピードで受け入れられ、今では、ほとんど誰もが利用しているコミュニケーションのスタイルです。このチャットコミュケーションをビジネスにも利用しようという流れが生まれ、いくつかのチャットコミュケーションを中心にしたコミュニケーションツールが作られこちらも早いスピードで普及しました。代表的には、Slack, 日本では、Line Works, 日本製という意味では、Chatwork のようなアプリがそれらの代表です。

この領域でマイクロソフトが提供を始めたのが、Microsoft Teams です。このアプリは、これまでのマイクロソフト製品群の中で、最も速いスピードでユーザー数を拡大している製品と発表されています。

長年ビジネスの世界でサービスを提供してきているマイクロソフトは、ビジネスに必要な要件を熟知していて、Teams ももちろん単なるチャットツールではありません。

一つの大きな特徴は、タイムライン表示のチャットコミュニケーションとチーム内でチャット (Teams 内では会話と呼ばれています) では、大きな違いがあります。チーム内チャット(正確にはチャネル内チャット) は、スレッドが作れる点です。チャットをしていると明らかですが、タイムラン表示だけでは、コミュニケーションのまとまりが分かりにくく、コミュニケーションを妨げることがよくあります。しかし、スレッド化することでコミュニケーションの流れを把握しやすく、大幅に効率をあげることが可能となります。

弊社が Teams を利用したヘルプデスクを提供できるのも、このスレッド化の機能があるからです。

ファイル保存と共有

チャットベースワークスペースとしての Teams は、チャットコミュニケーションだけではなく、ファイルの共有Office ファイルの同時編集など、ファイルに関する機能も網羅的に一つのアプリで提供しています。

Teams のチーム内にファイルを置けば、何もしなくてもチームメンバーのそのファイルを操作することができるけれど、チームメンバー以外は見ることができない、と言う状況になります。必要ならば簡単にチームにメンバーを加えられますし、時にメンバーをはずすのも簡単です。それは直ちにファイルの操作権限に反映されますので、非常に便利です。

また、Teams 内で Office ファイルを開けば、そのユーザーの Office アプリのバージョンが何であっても、全てのユーザーが同じ最新の機能を利用することができるようになっています。また、この場合、複数のユーザーが同時に開いても問題無く編集ができ、それぞれの編集がほぼリアルタイムで互いに反映されるので、同じファイルのバージョンがいくつも存在するような事は無くなります。

さらに、Teams 内や OneDrive 内にファイルが置かれていれば、自動的にバージョン管理が有効になっていて、初期値で500バージョンが保存されています。誰かが間違って編集してもすぐに元に戻せるので、安心して共同作業を進めることができます。

オンライン会議

Teamsは、「リアルタイムコミュニケーション」という領域を担う、Skype for Business の後継としての位置づけでもあります。つまり、オンライン会議も Teams に与えられている役割です。ワンクリックでチーム内会議を開始できるなど、利用の仕方はとても簡単です。

このオンライン会議は、仮にTeams への外部ユーザーの招待が止められていても、オンライン会議だけは外部ユーザーを招待出来るようにすることも可能です。自社だけではなく、外部のユーザーも含めてオンライン会議が可能になるので、災害時になどもとても役に立ちます。もちろんスマートデバイスでも利用可能で、出張先から会議にはいるなどもよく使われているシーンです。

プレゼンス

地味ではありますが、重要な役割を果たすのがプレゼンスという在席確認を示す機能です。その重要性については、別途掲載したいと思いますが、東北の大震災時にも大いに役立った機能です。もちろんプレゼンスは災害時だけに役立つものでは無く、日頃のコミュケーションロスを最小化するために重要な役割を果たすものです。

多様なワークスタイル

在宅勤務は、Teams が役立つ一つのシーンでしかありません。ワークスタイルは多様で、どのようなワークスタイルでも同じように役立つのが Teams です。

こうした視点から少しまとめたものがこちらのページです。

是非参考にしてみてください。


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