チームは誰でも作れる? Microsoft Teams のお話
チーム作成者の制御について
初期設定では、チームは Microsoft Teams のライセンスを持っているユーザーであれば、誰でも自由に作成できます。
誰でも作れることは是か非か
Teams でチームを作成すると、同時にそのチームを管理する Microsoft 365 グループ が作られます。チームの数だけ Microsoft 365 グループ が作成されるわけです。さらに同時にその Microsoft 365 グループ が管理する SharePoint サイトが作成されます。同じ数だけのSharePoint サイトが作られているわけです。チームが利用する保存領域として利用されることになります。
ここで管理者の大きな悩みが生まれます。これまで Microsoft 365 に限らず IT を管理してきた立場からすると、権限管理もできる Microsoft 365 グループ が知らない間に無数に増え、本来は前者管理者だけが作成できたはずの SharePoint が勝手に作られている。本当にこれはいいのだろうか、と考えるのも当然のことと思います。
問題提起をしておきながら、誰でも作れるようになっているのは是か非かという問いに対して正解はない、とお答えせざるを得ません。それは全て管理する企業・組織のポリシー次第だからです。
誰でも作成できることのメリット
チームを誰でも作成できることのメリットは、なんと言ってもユーザーが必要と感じたその瞬間に作れることにあります。チームを作成したユーザーが必要なユーザーを追加し、すぐにコミュニケーションや情報共有を始められます。無駄なチームも沢山できる可能性はありますが、なんと言っても「とりあえず Teams」の刷り込みをするには、効果が高く、活用促進にはとても適しています。
もちろん、すぐにチームを作成できるわけですから、スピード感も高まります。作ればすぐに使えるようになるので、一番ホットな時に始められるわけです。Microsoft 365 全体にその傾向がありますが、ユーザーによるセルフサービスの思考は Teams でも貫かれていて、その意味ではそれに共感できる IT 管理者には大きなメリットになります。
誰でも作成できることのデメリット
他方でデメリットも考えられます。主に管理面ですが、先に書いたように管理者が知らないチームと Microsoft 365 グループが沢山作られることになるでしょう。 Microsoft 365 グループは権限管理に利用されるので、管理者的には見過ごせない事象かもしれません。また、 SharePoint の領域は無限ではなく、その消費状況に応じて対策を考えるのも管理者の役割だとすると、勝手に SharePoint サイトが作られてしまうので、チームの作成は頭の痛い問題になることは確かです。
少し前までと異なり、今は Microsoft 365 管理センターで、チームの一覧が確認できるので、少しマシになっているとも言えます。
ポリシー次第
結局は、この問題はどこにプライオリティを置くかで答えが変わる問題です。ユーザーの自由な活動を重視するのであれば、誰でも作成できた方がいいし、管理にプライオリティを置くのであれば、作成できるユーザーは制限した方が良いことになります。
ちなみに、筆者がマイクロソフト在職中に IT 担当者から聞いたマイクロソフトの方針は、「監視はすれども管理はせず」ということで、IT 利用の自由度はビックリするぐらい高かったものです。他方で一度だけ経験があるのですが、パッチを当てるのをサボったりしてポリシーにそぐわなくなると、あっという間にネットワークを遮断されて接続できなくなるような状況でした。
チーム作成者を制限するには
チームの作成者を制限することは可能です。全社管理者だけがチームを作れるようにするのは簡単です。ただ、PowerShell での設定が一つ必要です。
また、チームを作成出来るグループを作成して、そのグループにいるメンバーだけがチームを作れるようにする事も可能です。ただ、この場合は、Azure AD Premium Plan 1 という追加ライセンスが必要です。作成できるユーザー数分のライセンスが必要なので、ご留意ください。
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