SharePoint
情報共有と交換
SharePoint Online は、社内・組織内で情報共有を担うサービスです。
一口に情報共有といっても、共有したい内容は多様です。
- 社内ポータルとしてさまざまな情報発信をする
- ファイル共有をメインに利用する
- ディスカッション的に双方向のコミュニケーションを実現する
- 組織全体やチームのスケジュール管理に利用する
- さまざまなサイトを作成し、ナビゲーションをうまく設定する
etc
高機能グループウェア
SharePoint は Microsoft 365 中核サービスの中でももっとも多様な利用法があり、とくに決まったルールがあるわけではないので、その分慎重に検討し、作り込む必要のあるサービスです。その点、日本製のポータルサービスなどと比べると一見分かりにくく思われますが、サービスを理解している方が設計をすれば、使い勝手の良いサービスです。
いわゆるグループウェアとしての利用が可能なのですが、マイクロソフトのグループウェアは、Exchange と組み合わせて実現されます。会議室管理やリソース管理は Exchange 側が担います。
また、近年急速にユーザーを増やしている Teams などは、ファイルの保存場所として SharePoint を利用しているので、結果的には SharePoint の利用を避けて通ることは出来ません。
SharePoint には、まずファイルの保存場所としてのドキュメントライブラリが容易されています。これを上手に利用することで、無数にあるファイル群を綺麗に整理する事ができ、再利用性を高めることも可能です。
また、保存されているファイル群はバージョン管理が自動的に有効になっているので、万一想定外の変更が行われてしまった場合、元に戻すことも簡単です。
クラシック UI とモダン UI
少し、というよりもかなりやっかいなのは、現在 SharePoint はクラシック UI というものと、モダン UI という二つの UI が存在していて、機能的にもかなり異なると言う点です。Teams でチームを作成したときにできる SharePoint はモダンUI で作成されています。
クラシック UI の SharePoint では、ドキュメントライブラリにはフォルダを作成するな、と常に言われ続けました。モダン UI はその問題が解消されていて、フォルダを作成しても特に困ることはなくなってきています。
どのような時にどのパターンを利用するのか、等はかなりの経験知を要します。とはいえ、 SharePoint は Microsoft 365 の中間製品でもあるので、利用しないのは残念です。
さらに詳しく知りたい方は、弊社ブログをご覧ください。
