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プレゼンス機能の大いなる役割

「最近よく聞くけどプレゼンス機能ってなんだ?」とお思いの方は意外と多いかもしれません。プレゼンスは、在席確認ともいいます。

リアルタイムコミュニケーションの重要な機能

IT の領域でいうと、チャットや音声通話、ビデオ会議などはリアルタイムコミュニケーションを提供するサービスに当たります。

新型コロナウイルスの影響で在宅勤務(テレワーク)でよく利用される最近はやりのオンライン会議ツールは、典型的なリアルタイムコミュニケーションのツールです。

このリアルタイムコミュニケーションのツールの中で、とても地味ですが、重要な役割を果たす機能が「プレゼンス」です。

Office 365 の場合、Outlook に入っているスケジュール情報や、Teams の利用状態、PowerPoint でプレゼンをしているかどうか、などを判定し、自動的にいろいろなところに表示する機能です。例えば、下の画面には、ユーザーの写真などの右下にグリーンのチェックマークが表示されています。これがプレゼンスです。

プレゼンス in Teams

Teams の会話でのプレゼンス表示

プレゼンスは、下の画面のような選択肢もあります。

プレゼンスの種類

Office 365 のプレゼンスの種類


会議などの予定が入っていると「取り込み中」になったり、PowerPoint でプレゼンをやっていると「応答不可」なります。PC をしばらくいじっていないと「一時退席中」に変わったりします。

プレゼンスが見えるのは Teams だけではない

プレゼンスが表示されるのは、 Teams 上でだけ、と思っていらっしゃる方も多いと思います。実は結構いろいろなところに表示されます。

例えば、メールです。下の画面は、メールのユーザー名のところにプレゼンスが表示されている画面です。

メールでのプレゼンス

メールでのプレゼンス

また、SharePoint でも同様です。下の画面は、SharePoint のユーザー名にマウスを置くと表示されるユーザー情報で、そこにプレゼンスも表示されます。

プレゼンス in SharePoint

SharePointでのプレゼンス表示

プレゼンスを上手に利用するには

プレゼンスが表示されているところでは、どこでもすぐにチャットを始められます。チャットを開始するにあたって、いちいちチャットの画面に移動したり、チャネルに移動する、と言う必要はありません。また、上記の SharePoint の画面を見ても分かりますが、多くの場合、音声通話やビデオ通話をすぐに始められます。もし相手のユーザーがオフラインだったり、取り込み中だったりする場合にはメールを出すことも有効です。

こうしたその時の状況に応じて最適なコミュニケーションツールを選択するのが、プレゼンスを上手に利用するコツです。

プレゼンスの役割

プレゼンスの機能は十分に説明させていただいたと思います。こうした機能に加えてプレゼンスには重要な役割があります。

それは、昨今の自粛時に自宅などで仕事をしているときに、同僚のプレゼンスがオンラインや取り込み中になって、「仕事をしている感」が共有されると、そこに自然と一体感が生まれることです。

良く在宅勤務の弊害の一つに疎外感・孤独感という点が指摘されますが、このプレゼンスがそれを和らげる役割を果たします。上述したように気軽に声をかけることもできるので、今後テレワークを充実させようと思ったら、いかにプレゼンスを上手に利用するかは、とても重要なポイントになるのです。

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