後からやり直さなくていいように
まずは計画を立てましょう。

Microsoft Teams の導入をより効率的にするプロセスや、導入後の活用促進のご支援いたします。
Teams には、多くのユーザーが使い慣れているコミュニケーションスタイルのチャット機能がありますが、チャットに限らず、さまざまな機能が統合されています。

次第に Microsoft 365 の各種サービスとの「ハブ」としての役割を担いつつあるとも言えます。

チャットだけであれば、とても簡単なのですが、多機能になると使い方の習熟は大変です。どの機能から利用することが有効なのか、よくわからなくなってしまうことも多いです。

一番感じてはいけないことは、「全ての機能を使いこなす」必要があると思うことです。例えば、スマートフォンを考えてみてください。スマートフォンの機能を全て利用している人がどれだけいますでしょうか? おそらく開発者や製品担当者以外は誰もいないと思います。それでも、得意な分野で素晴らしく効率的に使いこなしている方はいます。このように、IT のツールは必要な機能をきちんと使えるようにすることがとても大切です。

利用目的の明確化

どの機能からユーザーに訴求していくかは、目的によって異なります。それを見極めて、どのようなステップで導入を進めていくかクリアにする必要があります。

「チャットから導入するのか、チームから導入を進めるのか」というご質問をよく頂きます。もちろん答えは目的によって異なります。チャットでのコミュニケーションとチームでの会話のコミュニケーションは何が同じで何が異なるのか、ということを理解した上で、どちらから重点的に始めるのかご検討いただくのが良いと思います。

ファイルの保存場所としても、どう利用するか検討が必要なポイントです。ファイルサーバーをお持ちであれば、ファイルの置き場所を Teams 内にするというのは抵抗があるかもしれません。しかし、現時点では、一般的なファイルサーバーへのリンクを置くことは Teams 内ではできない仕様です。

さらに、Teams や SharePoint、OneDrive にファイルがあれば、Office ファイルの同時編集が可能ですが、ファイルサーバーにファイルがあると、それはできません。このような機能差があるので、少なくとも作業ファイルは Teams におかれているのが効率的には適していると考えられます。

他サービスとの連携

Teams は、「ハブ」としての役割を担いつつあると先に書きましたが、Teams にはさまざまな Microsoft 365 の他のサ－ビスを Teams 内で表示し、操作する機能があります。

さらにサードパーティアプリとして、無数と言っていいほどの外部のアプリが Teams 内で利用可能です。ただ、多くは海外のものなので、それほど必要性は高くないかもしれません。初期設定のままだと、それらが全て Teams 内で見えていて、ユーザーにとっても煩わしく感じられることもあります。

これらをきちんと整理することも骨の折れる仕事です。ある程度整理をして導入を促進することがお薦めです。

利用状況のトラッキング

利用促進を進める場合、利用状況をトラッキングすることも大切です。Teams の機能は多様ですが、重要なものは数点に絞られます。それらは活用レポートとして、Microsoft 365 から提供されます。これらを確認することで、どのように利用が進んでいるかを理解し、状況に応じた次の対策を考えられるようになります。弊社はこうしたトラッキング手法や視点についても豊富に経験知を持っています。