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Office 365 支援

Microsoft Teams 導入・活用支援

 

後からやり直さなくていいように
まずは計画を立てましょう。

Microsoft Teams の導入をより効率的にするプロセスや、導入後の活用促進のご支援をいたします。
Teams はチャットという多くのユーザーが使い慣れているコミュニケーションのスタイルを実現しますが、チャットに限らず、さまざまな機能が統合されています。
次第にOffice 365 の各種サービスとの「ハブ」としての役割を担いつつあるとも言えます。

チャットだけであれば、とても簡単なのですが、多機能になると使い方を習熟することが大変になります。どの機能から利用することが有効なのか、よくわからなくなってしまうことも多いです。
一番感じてはいけないことは、「全ての機能を使いこなす」必要があると思うことです。スマホを考えてみてください。スマホの機能を全て利用している人がどれだけいますでしょうか? おそらくそのスマホの開発者とか製品担当者以外は誰もいないと思います。でも得意な分野で素晴らしく効率的に使いこなしている方は結構います。IT のツールはそんな感じで、必要な機能をきちんと使えるようにすることがとても大切です。

利用目的の明確化

どの機能からユーザーに訴求していくかは、目的によって異なります。それを見極めて、どのようなステップで導入を進めていくか、これをクリアにする必要があります。
よくいただくご質問は、チャットから導入するのか、チームから導入を進めるのか、という選択です。これは、もちろん目的によって異なります。チャットでのコミュニケーションとチームでの会話のコミュニケーションは何が同じで何が異なるのか、ということを理解した上で、どちらから重点的に始めるのか検討いただくのが良いと思います。

ファイルの保存場所としてもどう利用するか検討が必要なポイントです。ファイルサーバーをお持ちであれば、ファイルの置き場所を Teams 内にするというのは抵抗があるかもしれません。しかし、現時点では、一般的なファイルサーバーへのリンクを張ることは Teams 内ではできない仕様です。
さらに、Teams や SharePoint(Teams 内おくのもSharePoint においているのですが、実は)、OneDrive にファイルがあれば、Office ファイルの同時編集が可能ですが、ファイルサーバーにファイルがあると、それはできません。このような機能差があるので、少なくとも作業ファイルは Teams におかれているのが効率的には適していると考えられます。

他サービスとの連携

Teams は、「ハブ」としての役割を担いつつあると先に書きましたが、Teams にはさまざまな Office 365 の他のサ-ビスを Teams 内で表示し、操作する機能があります。
それに加えて、サードパーティアプリとして、無数といってもいいような外部のアプリが Teams 内で利用可能になっています。多くは海外のものなので、それほど必要性は高くないかもしれませんが、初期設定のままだと、それらが全て Teams 内で見えていて、ユーザーにとっても煩わしいかもしれません。

これらをきちんと整理することも骨の折れる仕事になってしまいます。ある程度整理をして導入を促進することがお薦めです。

利用状況のトラッキング

利用促進を進める場合、利用状況をトラッキングすることも大切です。Teams の機能は多様ですが、重要なものは数点に絞られます。それらは活用レポートとして、Office 365 から提供されます。これらを確認することで、どのように利用が進んでいるかを理解し、状況に応じた次の対策を考えられるようになります。弊社はこうしたトラッキング手法や視点についても豊富に経験知を持っています。

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