セルフトレーニング1  基本スキル

日本タイムマネジメント協会のノウハウを活用し、Office365をツールとして利用すると、効率良くビジネススキルを向上させる以下の基本的なスキルを導くことができます。

1)1日のプランニング
2)仕事の棚卸し
3)自分へのアポイント(マンスリープランニングシート使用)
4)実績向上計画(TIPシート使用)
これらのスキルを、基本シートで実践できれば、ちょっとの努力で大きな成果が恒常的に期待できます。

1)1日のプランニング

  • Office 365 の予定表を利用します。
  • 記入は当日の朝、10分以内で行なう
  • Outlook は常に開いておいて、確認できるようにします。
  • スマホなどとも連動し、他者との約束を含めて、全体像を管理出来るようにします。
  • 大切なことは、その日をどのようにして使うか、どのように仕事を進めるかを考えるために使うことです。

<方法>

  1. その日、コンタクトしたい人、しなければならない人をリストアップして、タスクに記入しましょう。
  2. その日、やりたい仕事、やらねばならない仕事をリストアップして、タスクに記入しましょう。
  3. タスクに記載した仕事のから、一番大事な仕事を選択して、[優先度] を [高] にします。
  4. そのタスクを今日の予定に設定します。開始の時間、終了の時間を明確にして、予定をブロックします。
    作業の時間が、想定通りでなかった場合、一日の終了時に詳細欄にコメントとして記載しておくといいでしょう。
  5. その他の自分で行う作業についても、必ず予定表に記載しましょう。
  6. 突発事項についても、一日の終わりでいいので、予定表に時間とともに記載します。
    分類に[突発] を作成して、突発分類を設定しておくことをお薦めします。
  1. 記入例

2)仕事の棚卸し

□仕事の棚卸しシートを使用
□常時3枚程度用意しておく
□記入は週一回行い、二週間に一回はチェックをする
□自分の仕事を明確にすることと仕事を委任する(人に任せる)ために活用
<方法>
|①思いついた仕事をランダム(思いついたままに)に記入
|②優先順位の付け方のランクは、
|A:今週自分がやること
|B:来週以降自分がやること
|C:他人(上司や部下など)に任せること
|③Cの仕事は、誰にいつまでに依頼するかを記入する
|④定期的にチェックをし、長期的に未処理の仕事を発見する。
|長期の未処理は以下の二つの傾向に分かれる。
|1)とっても大事・・・対応を検討に早期着手を実現する
|2)不要な仕事・・・すぐやめる、やらない(リストから削除)
記入例

3)自分へのアポイント

□マンスリープランニングシートを使用
□常時三ヶ月分用意しておく
□月初に自分へのアポイントを記入し、自分への時間を最優先で確保する。他人とのアポイントは自分へのアポイントが終わった後、随時(発生時に)記入する
□一ヶ月の時間予算が一目でわかることと、自分の時間に優先順位の高い仕事を充てる事ができる
<方法>
|①他人とのアポイントが入る前に、自分の時間の確保として、自分へのアポイントを優先的に行なう
|②他人とのアポイントが、一日の50%を越えるような日は、自分へのアポイントは行なわない
|③自分へのアポイントが入れられる日は、1~2時間程度を自分の時間として確保する
|④左側(時間軸)にアポイントを記入し、右側には自分へのアポイントで行なう仕事やプロジェクトフロー
|などを記入する
|⑤低優先順位または重要ではない他人とのアポイントが排除できたり、仕事の先送りが減る
|逆に高優先順位の仕事の時間が確保できたり、仕事の前倒しが可能になったりする
記入例

4)実績向上計画

□TIPシートを使用
□成功した業務にも、成功要因以外に必ず失敗要因が存在する
□失敗した業務にも、失敗要因以外に必ず成功要因が存在する
□同じように成功業務で伸展ポイント以外に改善ポイントが、失敗業務で改善ポイント以外に伸展ポイントが存在する
□それぞれをしっかり捉える事が、仕事を極めるポイント
記入例